Жизнь под контролем: персональные органайзеры

Дата публікації: 
2014-11-02
Завершено
Обсяг (т.зн.)
9.00
Ясна И. Жизнь под контролем: персональные органайзеры // Studway, 2014-11-02. - http://studway.com.ua/zhizn-pod-kontrolem-personalnye-org/

Десятки писем, телефонных звонков, встреч, мероприятий, плавающий график работы, где каждый следующий день не похож на предыдущие, многочисленные дедлайны, к каждому из которых необходимо подготовить соответствующий пакет документов… Именно так выглядит ваш обычный день? В таком случае вам не обойтись без персонального органайзера.

Как не утонуть в океане дел?

Еще недавно подобный распорядок дня мог бы описывать разве что директора крупной компании или бизнесмена. Сегодня же, в эпоху всеобщей мобильности и социальной активности, такой гипернасыщенный образ жизни становится нормой для множества молодых людей.

Это уже не то безмятежное студенчество, когда, «отсидев» положенное количество пар, можно отправиться домой – так сказать, на заслуженный отдых, и не та работа, где рабочие дни протекают спокойно и однообразно и заканчиваются в строго установленное время. Нам повезло жить в век, справедливо называемый веком переизбытка возможностей, информационной перегрузки. Но это не только открывает новые горизонты, но и создает новые проблемы, ведь справиться с бурным потоком ежедневной информации, разнообразных дел, контактов, коммуникаций оказывается не так-то просто.

Традиционные блокноты, расписания и телефонные книжки становятся малоэффективными. Взамен на помощь приходят персональные электронные органайзеры, позволяющие не только удержаться на плаву в океане дел, но и в разы повысить производительность.

Что может органайзер?

В зависимости от набора возможностей персональные органайзеры могут служить простой заменой бумажного ежедневника и/или календаря, или решать также множество других полезных задач. Такие многофункциональные органайзеры часто называют такжеперсональными информационными менеджерами. Их цель – создание универсального информационного пространства, в котором решаются все организационные задачи пользователя. Действительно, очень удобно в одном и том же месте планировать свои дела и создавать To-Do листы, вести книгу контактов, получать почту и сообщения из соцсетей, просматривать новости избранных сайтов, хранить пароли и другую конфиденциальную информацию, отслеживать эффективность использования времени, вести личный дневник, да еще и иметь возможность создавать как мгновенные заметки, так и полноценные текстовые файлы. А если вспомнить, что данные, сохраненные в органайзере, можно синхронизировать, например, с телефонной книгой вашего смартфона или облачным хранилищем, инструмент получается и впрямь незаменимый и способный сопровождать везде и повсюду.

День с органайзером

Когда долго пользуешься персональным органайзером, постепенно начинаешь замечать, что в него перекочевывает все больше самой разнообразной информации, а многие программы, которые использовались раньше для целого ряда задач, оказываются более невостребованными. Потом ты включаешь органайзер в список автозагрузки, чтобы он автоматически открывался сразу после включения компьютера, а вскоре замечаешь – это окно остается открытым большую часть рабочего времени. Как выглядит обычный день человека, который организует свою жизнь и работу с помощью подобной программы?

Утро: чашка кофе и экран «Сегодня» – стартовая страница органайзера с краткой сводкой всего самого важного на этот день. Органайзер уже проверил почту во всех почтовых ящиках, зарегистрированных на разных сервисах, собрал новости с ваших любимых сайтов через RSS, вывел список наиболее важных дел (для которых вы ранее установили сроки выполнения и приоритеты). Тут же – напоминание о долгосрочных задачах и проектах и о просроченных задачах. Кстати, многие органайзеры позволяют одним щелчком преобразовать важные письма в задачи и разместить их в календаре.

Теперь планируем свой день с помощью Календаря. Здесь – стандартные возможности, известные большинству по Google Calendar и подобным онлайновым решениям с той разницей, что записи, сделанные в календаре, могут связываться с другими элементами органайзера. Это значит, например, что, запланировав на завтра поход в театр, вы можете связать это событие записями книги контактов, прикрепить к нему важные файлы или заметки. А возможность указывать место событий позволяет эффективно планировать маршрут на день, группируя дела по географическому признаку.

Ну и главное: планирование дня не в виде простого списка, а на календарной сетке заставляет более объективно оценивать свои возможности: если на запланированное отведено, скажем, два часа, именно столько оно займет на экране. Такая визуализация просто физически не позволит вписать в ограниченное время больше дел, чем это возможно, а значит, в конце дня не придется сокрушаться о том, что большая часть планов почему-то осталась не выполненной.

Выполняя в течение дня поставленные задачи, можно сразу изменять их статус на «выполнено» – и органайзер больше не будет показывать их вам. Полезный бонус, о котором редко пишут разработчики органайзеров и авторы обзоров: возможность присвоения делам в календаре разноцветных категорий (например, Дом, Учеба, Семья, Отдых и так далее) – отличный инструмент для анализа собственного времени или так называемого хронометража. Стабильно используя органайзер в течение даже одной недели, вы сможете четко увидеть, в какие цвета «окрашена» ваша жизнь и заметить «перекосы» в своих приоритетах и занятиях.

При наличии органайзера можно забыть и про программы создания «липких листочков» на рабочем столе компьютера: любая созданная в этой программе заметка может быть преобразована в такой листок. Инструмент создания Заметок успешно заменяет не только бумажные блокноты и дневники, но и привычные текстовые редакторы. Действительно, большинство современных органайзеров оснащены полноценным текстовым редактором, мало чем уступающим привычному Word или Open Office, но при этом не требуют открытия дополнительного приложения и создания для каждой заметки отдельного файла, да еще и органично вписываются в ваше единое информационно-организационное пространство.

Этому единству способствует и возможность сквозного поиска по всем типам информации. Например, введя в поле поиска «Иван Иванов», вы увидите не только соответствующие запросу контакты, но и заметки, где этот человек упоминается, а также дела, к которым «привязан» этот контакт.

Органайзер будет с вами даже когда вы окажетесь вдали от компьютера. Версия для самртфона(а большинство разработчиков предлагают приложения как для Android, так и для iPhone) покажет все планы и заметки, созданные на домашнем компьютере или нетбуке и позволит создать новые, а по возвращении домой информация в обеих версиях будет синхронизирована. То же самое касается контактной книги: если в течение дня вы познакомились с новым человеком и сохранили его номер в смартфоне, то, как только программа получит доступ к интернету, эта информация окажется и в программе на вашем компьютере.

Как выбрать?

Таковы стандартные функции персональных органайзеров. Конечно, вышеизложенное – «программа максимум»: в полном объеме перечисленные возможности содержат далеко не все приложения (которых существует множество). Тем не менее, обзор конкретных разработок не является нашей целью – таких обзоров сегодня предостаточно. К тому же, ассортимент органайзеров настолько велик, что выбор нескольких из них для детального обзора неизбежно будет субъективным. Для кого-то наиболее важны удобство и быстрота создания заметок, кому-то необходим многофункциональный календарь, а для кого-то функции органайзера сводятся к сбору почты.

Поэтому лучшим и непредвзятым помощником для начала поиска будет очень детальная статья англоязычной Википедии, а для более углубленного – сервисы поиска программ, похожих на заданную, наподобие Alternative.to.

Наиболее многофункциональными, на мой взгляд, являются эстонская Essential PIM, так и в бесплатной версиях, российская LeaderTask; испанский Alive Organizer, канадский Barca Pro, китайский Efficient PIM и, наконец, широко известный Outlook, входящий в состав Microsoft Windows.

5 плюсов от использования персонального органайзера

  • Вся почта из ваших многочисленных почтовых ящиков будет собираться в одном месте.
  • Вы больше никогда не потеряете файл с важной заметкой потому, что назвали его «hjhjkdjkljkld.docx» и сохранили в папке под названием «Новая папка 3».
  • Ваша телефонная книга во всех устройствах, от домашнего компьютера до смартфона, всегда будет в актуальном состоянии.
  • Вскоре вы заметите, что ваш подход к планированию времени стал более осознанным, а запланированных и невыполненных дел стало намного меньше.
  • Вы сможете (в буквальном смысле) увидеть, как и чем заполнена ваша жизнь, привыкнете анализировать прожитые дни, недели и месяцы и делать на основании этого выводы для дальнейшего планирования.

Одним словом, если вы по каким-то причинам до сих пор не используете персональный органайзер, обязательно попробуйте!

 

Фото: zn.ua, EssentialPIM, Leader Task, 3dnews.ru.