Citavi: найкращий менеджер знань для науковців

Дата публікації: 
2018-12-04
Завершено
Обсяг (т.зн.)
22.60
Тематичний підрозділ: 
Онтологія знання: Розбудова сруктур знань, big data, наукометрія та розвиток наукової комунікації
Ясна І. (2017). Citavi: найкращий менеджер знань для науковців // Навколо науки, 4 грудня 2017.

П’ять років тому, після тривалого аналізу ринку, я придбала менеджер бібліографічної інформації та орґанайзер наукової роботи Citavi. Ця, на мій погляд, найпотужніша в своєму сегменті, але на диво маловідома програма справила на мене таке враження, що я присвятила їй розлогу статтю на «Хабрхабр», а згодом і у Вікіпедії (рус, укр). Стаття досі лідирує за пошуковими запитами в російськомовному сегменті інтернету, тож, коли цього року вийшла нова версія програми, розробники звернулися до мене з проханням актуалізувати інформацію.

Citavi

П’ять років тому, після тривалого аналізу ринку, я придбала менеджер бібліографічної інформації та орґанайзер наукової роботи Citavi. Ця, на мій погляд, найпотужніша в своєму сегменті, але на диво маловідома програма справила на мене таке враження, що я присвятила їй розлогу статтю на «Хабрхабр», а згодом і у Вікіпедії (рус, укр). Стаття досі лідирує за пошуковими запитами в російськомовному сегменті інтернету, тож, коли цього року вийшла нова версія програми, розробники звернулися до мене з проханням актуалізувати інформацію.

Я з готовністю погодилася, адже саме в цьому середовищі вже п'ять років відбувається переважна частина моєї наукової роботи – від збору інформації, створення карток-цитат, запису думок і формування структури майбутнього тексту до зведення напрацювань в готовий файл та генерації бібліографічного списку. Сподіваюся, інформація стане у пригоді колегам-науковцям.    

Типи даних

Отже, поїхали! Citavi (що можна перекласти з латини як «Я процитував») – бібліографічний менеджер та органайзер знань, розроблений швейцарською компанією Swiss Academic Software. Працює з операційною системою Windows; з Linux і macOS – тільки на віртуальній машині. Від 5-ї версії інтегрований з MS Word, а від 6-ї (поточної) використовує хмарний сервіс для зберігання даних і дозволяє групову роботу з проектами.

Програма допомагає організувати наукову діяльність за трьома напрямками: керування бібліографічними записами, упорядкування цитат, нотаток і файлів, а також планування завдань.

Бібліографічні джерела

Інформація про джерела (References), як в більшості подібних програм, вводиться у бібліографічні картки, до яких можна прикріпляти PDF чи інші текстові файли. Ця, на перший погляд, копітка робота багаторазово окупає себе при подальшій роботі; до того ж, ручне введення інформації зазвичай не потрібне завдяки можливостям пошуку та імпорту.

1) Збереження метаданих  з інтернет-сторінок чи PDF-файлів. Користувачі браузерів Mozilla Firefox, Internet Explorer і Google Chrome, а також Adobe Acrobat отримують Citavi Picker – плагін, що імпортує метадані публікацій та створює їхні картки у програмі.

2) Пошук метаданих за ідентифікатором публікації. Якщо відомий унікальний ідентифікатор публікації (ISBN, DOI, ArXiv, PMCID чи PubMed), програма сама створить для неї картку з даними та прикріпить PDF-файл. Пошук можна здійснювати за ідентифікатором однієї публікації чи пакетно, вказавши програмі шлях до файлу з переліком.

3) Доступний також пошук по каталогах майже 5000 бібліотек світу, перелік яких можна налаштувати самостійно. Українські бібліотеки у списку очікувано відсутні, з ресурсів  найближчих сусідів доступна тільки Російська «Ленінка». Однак розробник обіцяє поповнювати базу за запитами користувачів, тож, сподіваюся, мій запит на додавання Національної бібліотеки імені В.І. Вернадського і Парламентської бібліотеки буде виконаний.

Пошук можна обмежити одним параметром (автор, діапазон дат публікації, ключові слова тощо) або створити комбінований запит з десятками критеріїв. Пошукові запити можна зберігати для подальшого використання – наприклад, щоб відстежувати появу нових публікацій. До речі, програма не лише знаходить релевантні публікації, а й позначає ті, що вже є в базі, пропонуючи прийняти рішення щодо повторного імпорту.

Особисто для мене Citavi майже замінила пошукові системи і онлайн-каталоги багатьох бібліотек, що не завжди можуть похвалитися такими потужними інструментами пошуку.

Citavi

Малюнок 1. Витягування метаданих з каталогів понад 5000 бібліотек світу.

4) Бібліографічну базу можна імпортувати з інших менеджерів бібліографічної інформації, як-от EndNote, RefWorks тощо, а також з низки LaTeX форматів.

5) Можна імпортувати цілу папку з PDF-файлами: для кожного з них Citavi створить картку, витягне з PDF метадані та приєднає посилання на файл.

6) Нарешті, можливий імпорт з форматованого бібліографічного списку наприклад, з власної статті чи статті іншого автора. Копіюєте список літератури в буфер обміну або вказуєте посилання на файл – і Citavi здійснює онлайн-пошук публікацій та пропонує додати їх до бібліотеки.

7) Тим, хто часто відвідує традиційні книгарні та переглядає паперові книжки, стане у пригоді можливість витягування бібліографічної інформації зі штрих-кодів. Для цього доведеться відсканувати штрих-коди обраних видань будь-яким сканером у смартфоні, зберегти результати у форматі CSV, передати на комп’ютер, де встановлена Citavi та вказати шлях до збереженого файлу. Щиро кажучи, я б оцінила цю опцію як хороший  доробок на майбутнє: разом з мобільним додатком та web-версією Citavi, які незабаром мають з’явитися, всі це здійснюватиметься буквально парою кликів миші.

8) Ручне введення інформації. Нарешті, можна створити картку матеріалу вручну. На жаль, для українських і російських джерел цей варіант поки доводиться використовувати доволі часто, хоч останнім часом доступні для імпорту метадані надають дедалі більше ресурсів. 

9) Пошук PDF. Цікава опція – онлайн-пошук PDF-файлів. Програма добирає бібліографічні записи, не пов’язані з текстовими файлами, шукає відповідні PDF в інтернеті та прикріпляє до відповідних записів. Знов слід зазначити, що з кириличними джерелами цей інструмент спрацьовує не завжди, особливо якщо намагатися відшукати якусь книгу радянських часів, доступну виключно в піратських бібліотеках. Утім, з сучасними книгами і статтями в міжнародних журналах все працює без перебоїв.   

10) Пошук DOI та PubMed. Ще один тип даних, про який часто забувають при  ручному створенні електронної бібліотеки - унікальні ідентифікатори публікацій, як-от DOI чи PubMed. Якщо ви досі не зберігали їх та прагнете заповнити цю прогалину, Citavi прогляне сховище PDF-файлів, витягне з них (або спробує відшукати в інтернеті за наявними даними) відповідні ідентифікатори та додасть їх до бібліографічних карток.

11) Перевірка актуальності гіперпосилань. Схожий інструмент – перевірка актуальності гіперпосилань. Деякі сучасні стилі бібліографії передбачають зазначення для інтернет-джерел дати останнього доступу. Утім, з часом посилання можуть ставати недоступними. Тепер це контролює Citavi, перевіряючи зазначені у записах web-адреси. Якщо посилання дійсне, програма оновлює інформацію про дату останнього доступу. Якщо ні – залишає її без змін та пропонує вручну змінити або видалити помилкове посилання. Для великих баз даних процес перевірки досить тривалий, але корисний – особливо якщо використовувати джерела, збережені рік, два чи п’ять тому.

Наостанок хочу зауважити, що Citavi відмінно витягує метадані з Google Books та більшості іноземних баз даних, бібліотек та сайтів міжнародних наукових журналів. Останнім часом почав надавати доступні для імпорту метадані сайт Національної бібліотеки ім. В.І. Вернадського, а також російські ресурси – РИНЦ та Кіберленінка. Утім, пошук та імпорт даних з українських та загалом кириличних джерел не завжди однаково успішний. Цю проблему поки не здатна повною мірою вирішити жодна з програм, тож, залишається лише чекати на розвиток вітчизняної видавничої справи – поширення індексів DOI та коректне подання метаданих на сайтах бібліотек та наукової періодики.

Цитати і коментарі

Цитати (Quotes) можна створювати вручну чи автоматично з виділених фрагментів тексту. Працюючи з PDF-файлами або веб-сторінками, виділяємо потрібний фрагмент і в меню плагіна Citavi Picker, що діє у Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox та Adobe Acrobat, натискаємо кнопку «Quote». Програма позначить текст кольором, створить з нього картку-цитату і приєднає її до наявного чи наново створеного бібліографічного запису. Де б тепер не вживалася цитата, її супроводжуватиме правильно оформлене посилання на відповідне джерело. Також Citavi відображатиме для кожного бібліографічного запису всі пов'язані з ним цитати.

Citavi

Малюнок 2. Робота з цитатами і нотатками у PDF-файлі.

Можна створювати цитати декількох типів. Дослівна цитата береться у лапки, після яких розташовано бібліографічне посилання. Непряма мова дозволяє оформити цитату без лапок з перефразованим текстом. Зведення резюмує в один абзац довгі відрізки тексту. Коментар – це особисті нотатки або примітки до виділеного фрагменту тексту. Цитата-картинка витягує картинку з PDF-документа зображення та зберігає їх як нотатки. Цитата-посилання лише виділяє фрагмент тексту в PDF-документі та містить посилання на нього. Звісно, можливе й просте виділення фрагментів тексту без прив'язки їх до записів Citavi.

Ідеї

На відміну від Цитат і Коментарів, Ідеї (Thoughts) не пов'язані з конкретними бібліографічними записами. Це може бути текст або нотатки з прикріпленими файлами. При цьому файли PDF, MS Office та низку графічних форматів можна переглядати безпосередньо всередині Citavi.  

Важливо, що текстовий документ разом із цитатами й коментарями можна зберегти як PDF-файл для подальшої роботи у будь-якому PDF-рідері. Окрім PDF Citavi розуміє файли інших текстових форматів, утім, можливості цитування й коментування помітно скромніші для PDF.

Завдання

Citavi має вбудований менеджер завдань (Tasks), що дозволяє створювати завдання як по проекту в цілому, так і для конкретних бібліографічних записів, нотаток, файлів та навіть фрагментів PDF-документів. Доступний цілий список дій: прочитати, купити книгу, знайти повнотекстову версію статті, проконсультуватися тощо.

Від шостої версії Citavi, що надає можливість групової роботи над проектами, це дозволяє делегувати завдання іншим членам команди і контролювати їх виконання. Наприклад, можна помітити фрагмент тексту і попросити колегу перевірити інформацію або зробити переклад.

Citavi

Малюнок 3. Додання завдань до виділеного фрагменту тексту у PDF-документі.

Вміщені в загальну структуру категорій, різні типи інформації – бібліографічні джерела, коментарі, цитати, ідеї та завдання – перетворюють Citavi зі стандартного бібліоменеджера на всеосяжну базу знань, де відбувається переважна частина роботи над науковим дослідженням.

Структурування і пошук даних

Категорії

Внутрішня логіка Citavi  передбачає відтворення структури майбутньої наукової роботи в структурі категорій. Ця структура єдина для всіх одиниць інформації: бібліографічних записів, нотаток, файлів, цитат.

На відміну від багатьох аналогічних програм, список категорій дуже наочний і доступний для редагування. У картці кожного джерела показано всі категорії, з якими він співвіднесений, а в дужках поруч з назвою категорії – кількість документів в ній. Після, наприклад, Zotero, де дізнатися, з якими категоріями пов’язаний той чи той запис, можна тільки клацаючи на кожну з них, це дійсно крута опція.  

Розробники радять створювати окремі бази даних для кожного проекту. На мій погляд, це призводить до плутанини і дублювання інформації, адже чимало джерел задіяні більш, ніж в одному проекті. Тож, доцільніше використовувати єдину базу для всієї роботи. Верхній рівень структури категорій утворюють назви проектів (статей, книг і так далі), всередині кожного з яких вибудовуємо ієрархічну структуру відповідно до структури конкретного тексту. На додаток до цього я створюю гілку для універсальної категоризації – наприклад, за географічними регіонами, історичними періодами, науковими дисциплінами. 

Так само, як додання бібліографічних записів, створення системи категорій можна автоматизувати.

1) Імпорт системи категорій з текстового документу (Microsoft Word або Writer) чи карти даних (Concept Draw, Free Mind або Mind Manager). Вдалий варіант для перших кроків освоєння програми, що дозволяє почати роботу не з чистого аркуша, а зі звичної структури даних.

2) Імпорт системи категорій зі структури папок на комп’ютері. Якщо ваша бібліотека організована на комп’ютері у вигляді папок з текстовими файлами (бажано PDF), Citavi не тільки відтворить цю структуру в вигляді дерева категорій, а й розмістить у ній бібліографічні картки за даними знайдених файлів.

Якість імпорту залежить від доступності метаданих в PDF. Статті з міжнародних журналів чи книги з ISBN імпортуються без нарікань, з вітчизняними та кириличними публікаціями можуть бути проблеми. І все ж Citavi зазвичай вдається розпізнати щонайменше назву, автора та рік публікації, прив'язати її до відповідної категорії й додати посилання на PDF-файл. Якщо йдеться про складну структуру папок з сотнями файлів – це хороша спомога до початку роботи.

Citavi

Малюнок 4. Імпорт системи категорій зі структури папок на комп’ютері.

Теги, групи, прапори

Для більш гнучкого структурування доступні ще два інструменти: списки тегів і груп. Як і категорії, вони є наскрізними для усіх типів інформації Citavi: бібліографічних записів, цитат, нотаток, файлів. Утім, на відміну від категорій, ані теги, ані групи не здатні утворювати ієрархічні структури. Як інші типи даних Citavi, теги можна не лише вводити вручну, а й імпортувати. Для цього програма витягує ключові слова, які містить більшість наукових публікацій. Групи створюємо вручну.

Зазвичай я використовую категорії для створення змістовної структури роботи, теги – для додаткової деталізації і полегшення пошуку, а групи резервую для технічної чи організаційної інформації, як-от «дочитати», «переглянути ще раз», «викласти на сайт», «Зв'язок з автором» і так далі.

Також можна використовувати прапори та мітки різних кольорів для виділення окремих записів. Зі їхньої допомоги я зазвичай ранжую записи за ступенем значущості чи терміновості.

Сортування та групування

Нарешті, всі записи можна групувати і сортувати за будь-яким з десятків полів бібліографічної картки, за одним чи багатьма критеріями. Наприклад, у статті з ґендерної тематики можна угрупувати використані джерела за статтю авторів та мовою, а всередині групування – упорядкувати їх за типами документів. Створені алгоритми сортування і групування можна зберігати для подальшого використання.

Є й добірка готових алгоритмів. Наприклад, Citavi може розділити всі джерела за такими типами як академічна література, популярна література, нормативні й державні документи та «сіра» література; первинні і вторинні джерела; друковані та електронні видання і так далі. Сортування і групування діє не лише в самій Citavi, а й при друкуванні та вставці бібліографічних списків у фінальний текст.

Нарешті, записи всередині кожної категорії можна додатково структурувати, розділяючи підзаголовками. Це не лише полегшує орієнтування в базі даних, а й допомагає на фінальному етапі роботи: експортувавши записи разом зі структурою категорій та підзаголовків в текстовий файл, ви отримуєте майже готовий текст.  

Citavi

Малюнок 5. Організація цитат і нотаток.

Списки

Ще один інструмент – списки видавництв, авторів, періодичних видань, бібліотек, організацій. Звісно, ці дані зберігають всі бібліоменеджери, утім, зазвичай використовують їх хіба що для автоматизації повторного введення інформації. У Citavi це дослідницький інструмент, що дозволяє не лише зберігати додаткову інформацію про авторів чи організації, а й аналізувати співвіднесений з ними масив публікацій. Наприклад, переглядаючи перелік персоналій, можна відслідкувати не лише праці конкретного автора, а й присвячені йому дослідження; аналізуючи списки періодичних видань і видавництв – відстежити, де надруковані важливі для вас статті та книги, де публікуються ваші найближчі колеги і так далі.

Всі списки (повністю чи частково) можна експортувати у текстові чи PDF-файли. Для підтримки порядку в базі даних передбачена можливість швидкого видалення періодичних видань, видавництв, авторів, що не співвіднесені з жодним бібліографічним записом, а також об’єднання декількох авторів або видавництв (наприклад, якщо через одрук в імені якийсь автор був збережений двічі).  

Citavi

Малюнок 6. Організація списку авторів.

Пошук і фільтрація

Один з очевидних козирів Citavi – потужна система пошуку, що дозволяє віднайти все, що завгодно, в будь-яких типах інформації (джерелах, нотатках, цитатах, списках авторів, назвах видавництв і періодичних видань тощо) за десятками критеріїв. Можна створювати складні пошукові запити, як-от: «показати статті та автореферати дисертацій, опубліковані останніми десятьма роками англійською мовою авторами чоловічої статі з Гарвардського і Кембріджського університетів, створені таким-то членом команди».

Можливий повнотекстовий пошук в усьому масиві текстових файлів, що прив’язані до бібліографічних записів. Ну і звісно, пошукові запити можна зберігати для подальшого використання.

Додамо до цього внутрішнього пошуку описані раніше можливості онлайн-пошуку бібліографічних джерел, та отримаємо найпотужнішу, як на мене, систему порівняно з аналогічними програмами, а також із більшістю онлайнових бібліотечних каталогів та архівів.

Хоч від 6-ї версії Citavi має спеціальний плагін статистики, я іноді використовую для оцінки виконаної роботи створені власноруч пошукові запити, як-от: «показати все англомовні дисертації, прочитані повністю і використані хоча б в одній цитаті за минулий тиждень». 

Citavi

Малюнок 7. Система пошуку і статистики.

Збірка тексту і створення бібліографічних списків

Плагін MS Word

Отже, створено структуру категорій і підзаголовків, знайдено і розподілено по цій структурі релевантну літературу, найбільш значущі фрагменти збережені як цитати, додано нотатки й коментарі... Настає фінальний етап роботи – зведення напрацювань у Microsoft Word або LaTeX редакторі.  Як деякі з аналогічних програм, Citavi має плагін для MS Word. Утім, йдеться не про одну чи дві кнопки, що дозволяють вставити бібліографічне посилання у текст, а про потужний додаток, який відтворює всі дані Citavi на боковій панелі.

Наприклад, підключившись до бази даних своєї дисертації, я бачу всю її структуру разом із джерелами, нотатками і цитатами, які планую використати в кожному розділі чи параграфі. Все це, включаючи назви категорій, можна вставити в потрібне місце документа. Кілька клацань миші – і категорії перетворені на структуру заголовків відповідних рівнів, цитати супроводжені посиланнями на процитовані джерела, а наприкінці документа згенерований бібліографічний список обраного стилю. Citavi при цьому стежить за тим, щоб ми нічого не пропустили, позначаючи використані фрагменти галочками.   

Citavi

Малюнок 8. Плагін для Microsoft Word.

Форматування бібліографічних списків

Для форматування бібліографічних списків можна обрати один з понад 9000 готових стилів, зокрема, відповідно до вимог російських ГОСТів. База стилів зберігається на сервері розробника й постійно поповнюється. Стилі можна редагувати, а також створювати власні шляхом простого перетягування блоків – елементів бібліографічного запису. Потрібен певний час, щоб призвичаїтись, але загалом все досить наочно та інтуїтивно зрозуміло.

Citavi

Малюнок 9. Створення і редагування стилів оформлення бібліографії.

Хмарні сервіси та групова робота

Від 6-ї версії програми можливе розміщення баз даних на хмарному сервісі Citavi – що важливо, зі збереженням можливості локального зберігання. Базу даних можна в будь-який момент конвертувати з локальної на хмарну і навпаки. За умов відсутності доступу до інтернету робота теж можлива: щойно зв'язок з сервером буде відновлений, Citavi синхронізує усі зміни.

Місце у хмарному сховищі безкоштовне й необмежене, хоч розробник просить не завантажувати PDF-файли розміром понад 100 Мб і не створювати бази даних понад 5 Гб. Як приклад, розмір моєї робочої бази, що містить понад 7000 бібліографічних записів і нотаток, менш ніж 50 Мб.  

За умов використання хмарного сховища можлива групова робота, що у попередніх версіях була доступною лише користувачам дорожчої і складнішої версії програми – Citavi for DBServer. Відтепер все відбувається як в звичних Google Docs: власникові бази даних достатньо надіслати запрошення потенційним учасникам та встановити повноваження для кожного. Є також внутрішній чат для членів команди.

Citavi

Малюнок 10. Групова робота із хмарною базою даних.

Приємний бонус – можливість підписки на RSS-канали. Не скажу, що цей інструмент має посунути звичні RSS-рідери, але стрічка актуальних новин під час запуску програми добре налаштовує на роботу. 

Нарешті, найближчим часом розробники обіцяють запуск онлайн-версії Citavi і мобільних додатків для Android і iOS.

Експорт і сумісність

Як більшість бібліографічних менеджерів, Citavi здійснює експорт даних в інші програмами. Доступні формати EndNote, RIS, LaTeX, CSV, XML, а також понад два десятки інших.

Бібліографічні записи можна експортувати й у текстовому форматі з купою опцій. Можна групувати і сортувати список джерел за будь-яким з параметрів від автора і року публікації до наявності у тій чи тій бібліотеці. Можна додавати анотації чи інші дані документів, аж до зображень обкладинок, вказувати пов'язані з кожним джерелом категорії або теґи, додавати персональні дані авторів і так далі.

Нарешті, Citavi дозволяє представляти й зберігати бібліографію у табличному форматі або у тексті з розділювачами на кшталт CSV. Створення та редагування такої таблиці можливо засобами самої Citavi. Поміж іншим, я використовую цю опцію для вирішення дещо нестандартної задачі – експорту бібліографії сайт, де веду тематичну бібліотеку. Для цього налаштовую в таблиці Citavi потрібні стовпці, створюю на сайті скрипт імпорту через RSS з такими ж іменами стовпців – і надалі додаю свіжі джерела парою клацань миші.   

Citavi

Малюнок 11. Табличне представлення та підготовка експорту даних.

Вартість та пільгові умови

Citavi доступна у трьох варіантах. Безкоштовна версія дозволяє створити будь-яку кількість баз даних, але не більш ніж 100 бібліографічних записів в кожній. При перевищенні цього ліміту база даних стає доступною тільки для читання. Платна версія для особистого користування та для невеличких груп коштує 120 € та знімає всі обмеження. Citavi for DBServer – версія для групових проектів з великою кількістю учасників.  

Для європейських вчених і студентів користування програмою зазвичай є безкоштовним, адже розробник укладає договори про співпрацю з університетами та бібліотеками. В Україні такої можливості немає, утім, студенти з будь-якої країни можуть взяти участь в розіграші безкоштовних ліцензій, заповнивши анкету на сайті та коротко описавши свою наукову роботу.

Кому й нащо це потрібно?

Хтось оцінить більшість описаних можливостей як зайві, що лише ускладнюють життя. Дійсно, нашвидкуруч зберегти знайдений документ у теці «C:\Мої документи\Диссер\ Різне\Нова папка 8» швидше і простіше, ніж морочитися з упорядкуванням бази Citavi. Ба більше, програма диктує власні вимоги до організації всього процесу роботи, багато речей доводиться звикати робити по-новому.

І все ж у довгостроковій перспективі трудовитрати окупаються багаторазово, причому йдеться не тільки про підвищення продуктивності, а й про вироблення загальної культури роботи з інформацією. У цьому сенсі Citavi поки що – кращий з відомих мені менеджерів знань для науковців, що змінює ефективність та методи роботи сумірно з тим, як освоєння тайм-менеджменту трансформує режим і продуктивність життя.